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Grand ménage de printemps (une solution pour les architectes, et les autres...)

© Cyberarchi 2019

Grâce aux progrès industriels, c'est plusieurs fois par an le printemps, réchauffement climatique oblige, et on ne sait plus où archiver ses dossiers. Comment rester zen quand ça chauffe ? Voici une solution miracle issue de l'industrie informatique (qui pollue un peu aussi)... Libérer l'espace, une préoccupation d'architecte, non ? Chronique informatique.

 
 
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Objectif "L'agence Zéro papier"

Comment rester zen ou le devenir... pour moi cela m'évoque des lignes épurées, de la simplicité et de l'espace.

J'ai une petite question à vous poser. Par hasard, est-ce que vous ne seriez pas envahi de dossiers, d'archives, d'anciens projets, que vous avez le devoir de conserver jusqu'à la fin de vos jours d'architecte, que vous n'ouvrirez peut-être jamais, du moins, on vous le souhaite, pendant une décennale. Personnellement, je préfère les remplacer par des bouquins d'archi,
ou des "dévédés", avec Sharon Stone par exemple... Et si on s'offrait des mètres carrés ?

Solution informatique miraculeuse

La solution c'est un appareil qui s'appelle le "scanner de production", et je vous ai dégotté le meilleur après plusieurs mois de recherche et d'hésitation.

Tout a commencé par l'achat par correspondance d'une imprimante-scanner-fax tout en un de la marque Canon. C'est habituellement une très bonne firme qui produit des appareils fiables et de qualité (je pense aux appareils-photos IXUS et aux imprimantes). Manque de chance, ce tout-en-un ne semblait pas l'être. Si tôt commandé, si tôt le mastodonte de 20kg renvoyé et remboursé sans problèmes par rueducommerce.fr.

Au passage, les imprimantes A4 de Canon, sont des petites merveilles pour réaliser, par exemple, des books. On les trouve à partir d'une centaine d'euros, avec en standard une unité recto-verso, ce qui permet de produire aisément des dossiers. Le faible coût de l'imprimante permet de la remplacer en cas d'usure. Cependant, après deux années, je n'ai pas encore expérimenté de dysfonctionnement.

Scanner le P.L.U. en trente secondes !

Revenons-en à notre solution, notre "scanner de production". C'est un appareil dédié à la numérisation de multiples pages A4 groupées dans un chargeur. Il est capable de numériser automatiquement et rapidement, mais il n'assurera pas les mêmes fonctions qu'un scanner à plat. C'est un appareil dédié, avec une mécanique robuste, et pour certains modèles, interchangeables comme du consommable, sans faire appel à un service après vente.

Vous trouverez des scanners de production au prix d'achat élevé, voire très élevé comme 10.000 euros. Il s'agit dans ce cas de solutions lourdes pour les entreprises.

Celui que je vous propose est le Fujitsu Scansnap (www.scan2mac.com). Fujitsu propose une solution sur PC comme sur Mac pour environ 520 euros TTC. Je l'ai acheté pour 480 euros chez le vendeur CLG. Il est vendu avec Adobe Acrobat 7 standard qui permet de réorganiser,
composer les fichiers PDF. Je ne l'ai pas encore installé, tant l'utilisation standard me satisfait.

Il suffit d'appuyer sur un bouton, pour numériser en continu un dossier... et voir apparaître sur l'ordinateur un fichier PDF unique ! Non seulement cela va beaucoup plus vite que numériser page par page sur un scanner à plat, mais en plus, vous ne vous retrouvez pas avec un ensemble de fichiers dissociés (autant qu'il y a de page), mais un unique document que vous renommez et classez dans vos dossiers.

Numérisation optimisées

Le pilote du Scansnap de Fujitsu est capable d'ignorer les pages blanches et de passer de la couleur au noir & blanc automatiquement. Si une page est monochrome elle sera numérisée indépendamment en noir & blanc, ce qui réduit sensiblement la taille du fichier PDF. Le rejet des pages blanches, permet d'obtenir un document numérique agréable à consulter.

L'appareil est muni de deux capteurs, ce qui explique en partie son prix plus élevé. L'appareil numérise ainsi en recto-verso, sans le recours à un mécanisme qui retourne la page. Le fujitsu est simplement équipé de galets en caoutchouc que l'on peut démonter et remplacer comme un consommable, et d'un système qui sépare la page à numériser de la liasse.

Stockage des données

Archiver sur support numérique permet de gagner de la place évidemment, mais aussi de multiplier la documentation sur un support compact et transportable. Votre documentation peut vous suivre, alors que les pesants dossiers vous ralentissaient dans votre élan (créatif, bien sûr). Vous ne conserverez de papier, que les documents contractuels, les contrats signés, que vous aurez pris soin de numériser aussi par prudence.

Les supports optiques comme les cd et les dvd ont une durée de vie probablement limitée dans le temps. Il est intéressant de profiter des progrès de ces supports, pour ré-actualiser vos archives sur des médias toujours plus performants. Ainsi, ces dizaines de cd se transformeront en quelques dvd, qui se réduiront à nouveau avec la gravure double-couche. Vous pérennisez ainsi vos archives.

Dernier conseil : faîtes au moins trois sauvegarde sur des supports de différentes marques, que vous stockerez à différentes adresses, pour éviter que les labeurs de toute une vie disparaisse en fumée. Il est vrai que les pompiers seront arrivés à bout rapidement de l'incendie de votre agence, puisque vous aurez réduit le cubage de papier...

Grand ménage de printemps (une solution pour les architectes, et les autres...)
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