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Des espaces de travail différents en 2018

© Cyberarchi 2019

De nouvelles tendances entraînent une modification des espaces de travail, la performance passe par la prise en compte des besoins, du bien-être physique et psychologique. Françoise Bronner, chercheuse en organisation et espaces de travail, nous livre ses recherches sur les nouvelles formes organisationnelles, les modes de travail et les espaces tertiaires.

 
 
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L'espace traditionnel s'efface progressivement

Traditionnellement, l'espace de travail reflète la structure organisationnelle de l'entreprise. Ainsi, la hiérarchie, l'organigramme, le statut déterminent l'attribution de l'espace, l'allocation des surfaces, le type de mobilier. Chaque personne dispose d'un poste de travail attitré, qui répond à la totalité des besoins quotidiens de son utilisateur. Ce type d'espace, s'il est décrié aujourd'hui et considéré comme un frein à la communication, l'interaction et au travail en équipe, reste parfaitement adapté aux services où la présence au bureau est nécessaire et la structure hiérarchique complexe. La priorité y est donnée à l'espace personnel.

Les réunions se déroulent de façon formelle dans des salles de conférence cloisonnées ou dans des zones dédiées. Il peut être également être décliné dans des espaces cloisonnés, semi-ouverts ou ouverts. En mode cloisonné, les managers disposent de bureaux individuels, les collaborateurs de bureaux pouvant accueillir de 2 à 4 personnes. Un tel aménagement offre un confort acoustique et une privatisation optimale pour la concentration. En mode ouvert, l'espace traditionnel offre des groupes de quatre à huit postes et quelques bureaux cloisonnés. Cet aménagement améliore la communication et le partage spontané d'informations grâce à la proximité et le rapprochement des personnes.

De manière globale, les évolutions des modes de travail mettent l'accent sur le développement des compétences individuelles, qui devient un élément clé des processus de travail de l'entreprise et la reconnaissance des collaborateurs comme seule véritable avantage concurrentiel. Dès lors l'aménagement de l'espace n'est plus principalement dicté par un schéma hiérarchique, mais résulte de l'analyse des besoins et des activités des individus, des équipes et des groupes.

Un aménagement d'un espace-projet

Une équipe-projet réunit au sein d'un même espace et autour d'un même objectif des individus de compétences différentes, pluridisciplinaires et complémentaires. Ils dépendent fortement les uns des autres et l'interaction spontanée, immédiate, l'échange d'idées et la circulation des informations sont essentielles dans la conduite de leur projet. Toutes les formes d'échanges formels ou informels, sont indispensables au travail de l'équipe: réunion, brainstorming, collaboration à 2, à 3, 4, ou encore le coaching.

L'aménagement d'un espace-projet peut donc être organisé en fonction du type d 'activités à accomplir. Basé sur un principe d'interaction maximum, un lieu est donc attribué à l'équipe, constituant un espace partagé et évolutif selon les besoins. Pensé comme un support de l'équipe pour atteindre ses objectifs, ce type d'espace doit permettre un équilibre entre travail individuel et collectif. Il facilite l'interaction, la création, ainsi que l'échange d'idées et d'information. L'espace projet comporte des zones attribuées aux individus et des zones d'activités partagées. La zone centrale, qui permet d'organiser de multiples formes d'échanges est au coeur de l'activité de l'équipe.

Les postes attribués sont placés en périphérie, afin de favoriser la concentration et le travail individuel. La fonctionnalité de ces postes répond précisément aux besoins de l'activité principale de l'utilisateur (créer et traiter). Ces postes compacts peuvent être complétés par des tables nomades nécessaires à la collaboration informelle et spontanée à 2 ou à 3.
Les panneaux mobiles permettent à chaque individu de déterminer le niveau de privatisation et d'interaction souhaitée. L'aménagement permet de gérer la croissance de l'équipe : les frontières de l'espace d'équipe se reconfigurent facilement tout au long du projet grâce à la mobilité des éléments nomades (tables, panneaux, rangements, panneau d'affichage).

Les postes d'appoint permettent d'accueillir de nouveaux membres ou des prestataires externes pour une durée limitée. Les espaces partagés comportent une zone centrale ouverte et flexible qui incite à l'interaction spontanée, où le mobilier nomade permet de multiples reconfigurations. Ainsi des activités différentes, avec des durées variées peuvent être menées. La mobilité des éléments nomades permet de passer rapidement d'une activité à une autre. Cette zone répond véritablement à des besoins collectifs, notamment en matière de présentation, d'expérimentation, de sessions de création et de partage d'information.

Des espaces cloisonnés sont réservés pour des activités ponctuelles : nécessitant beaucoup de concentration (cellule de concentration individuelle), exigeant de la confidentialité dans la prise de décision ou le coaching (bureau du chef d'équipe), demandant un meilleur confort, une intimité acoustique et visuelle pour le partage d'informations sensibles et les échanges en toute confiance.


Aménagement d'un espace par activité

Laconception d'un aménagement par activité repose sur le principe d'un espace optimisé pour un type d'activité. Ainsi les collaborateurs se déplacent d'un espace à un autre selon la tâche à effectuer. L'aménagement se compose d'une variété d'espaces différents incitant les utilisateurs à se déplacer selon qu'ils aient besoin d'un bureau cloisonné confortable pour des travaux de concentration, ou d'un poste de saisie informatique en libre service ou d'une salle de réunion.

Les utilisateurs résidents dont l'activité est essentiellement individuelle disposent d'un poste attitré. Pour les autres utilisateurs, la mobilité permet de prolonger le territoire de travail à l'extérieur de l'entreprise (bureaux satellites, travail à domicile) et joue un rôle d 'accélérateur dans les échanges d 'informations. Sur le site, les travailleurs nomades disposent de postes non-attribués en libre service ou réservables.Pour ces travailleurs nomades, une forme de territoire personnelle est maintenue par des rangements mobiles attribués, des cases courrier.

Quels espaces pour le travail en 2018?

L'aménagement privilégie les espaces accessibles au plus grand nombre d'utilisateurs. Ces derniers peuvent disposer de salles de réunion polyvalentes, se détendre dans des espaces propices à la contemplation et à la prise de recul, ou dans des zones plus ludiques, ou encore s'isoler dans des bulles de concentration.

Les zones ludiques sont conçues pour que les personnes puissent se détendre et décompresser. L'espace de contemplation quant à lui favorise la détente physique et morale, il permet de se ressourcer et peut également servir d'espace de réflexion.

Les travailleurs nomades, les clients, ou tout autre visiteur disposent également d'une variété d'espaces (zone dédiée comportant des postes de travail, des salons, un lounge ou un café, un espace reprographie, des salles de réunion). Ils peuvent ainsi travailler seul en attendant un rendez-vous ; travailler en binôme ou en groupe avec des personnes internes ou externes à l'organisation et réaliser des travaux en commun de courte, moyenne ou longue durée.

L'aménagement 2018 pourrait donc être un aménagement où les utilisateurs disposeraient au delà d'un territoire personnel de la liberté de gérer flux d'information et niveau d'interaction. Par la mise en oeuvre de diverses technologies, mobiliers et typologies d'espaces, les collaborateurs pourraient déterminer le niveau de privatisation ou la confidentialité selon leur besoin, choisir quand, ou et comment ils échangent avec d'autres personnes. Il s'agit également de respecter un besoin d'intimité, de ne pas être en permanence observé, distrait ou dérangé sans qu'on le souhaite.

Créer les conditions de la confiance et de la co-création

Au delà d'optimiser les différents modes d'animations, espaces et équipements auraient vocation à servir de catalyseur et à créer et faire vivre une expérience qui soit un vecteur de transformation pour les collaborateurs. L'environnement deviendrait source d'inspiration, il permettrait de prendre du recul, d'ouvrir de nouvelles perspectives, il stimulerait la créativité, il contribuerait à l'épanouissement. Les collaborateurs pourraient se détendre, se ressourcer, expérimenter, se former, découvrir, explorer, ressentir, s'inspirer, s'étonner, échanger, se remémorer, élaborer, créer. Les ambiances lumineuses, visuelles, musicales varieraient selon les activités, les styles de travail et les souhaits.
Les collaborateurs auraient toute latitude pour aller rechercher de l'information dans les bases de données, utiliser les chemins de méditation ou les bulles individuelles pour se concentrer, déambuler le long de chemins de conversation pour échanger selon des modes différents comme l'attention flottante, qui permet une autre écoute.

Ainsi la recherche de l'état de « flow » pourrait ouvrir de nouveaux horizons dans la conception des espaces. D'après les recherches du psychologue MihalyCsikszentmihalyi, le « flow », imparfaitement traduit par l'état de flux ou encore l'expérience optimale de bonheur.


De nouvelles fonctions vont naître

Les espaces de travail pourraient donc être construits autour de nouvelles fonctions afin de créer une expérience particulière. Les déterminants de cette expérience ne seraient donc pas uniquement des équipements, mais bien les hommes, les méthodologies participatives et la ressource spatiale. Cinq dimensions pourraient être prises en compte : les fonctions explicites (le besoin est exprimé de façon fonctionnelle : sièges, tables, dessertes etc.), les fonctions tacites (détournement d'un mobilier pour l'adapter à une autre fonction que celle assignée au départ, bulle exprimant ainsi un besoin de privatisation ou de confidentialité), les fonctions expérimentales (mobiliers et des artefacts innovants), les fonctions sensorielles (choix des matériaux et finitions, « effets de surprise », objets insolites), les fonctions symboliques (environnement qui renvoit à l'imaginaire).

En s'inspirant de Dammasio dans son ouvrage « L'erreur de Descartes », on pourrait imaginer que les environnements 2018 soient des lieux et des situations porteurs de sens, des expériences enrichissantes alliant intelligence rationnelle, intelligence émotionnelle, intelligence sensorielle et intelligence relationnelle. Et que l'Humain soit par la co-création réellement au coeur de leur processus de conception.

Françoise Bronner

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